- Debe venir en un sobre oficial de la UCR, con el sello respectivo de la unidad que lo remite y con el nombre del responsable. En caso de que la unidad no cuente con un sobre membretado, éste debe ser blanco ó aéreo con el sello claramente estampado en el espacio del membrete.
- La dirección del destinatario debe venir clara y precisa, indicando visiblemente el nombre, dirección y país. El nombre del país es sumamente necesario, independientemente del que sea.
- No debe llevar grapas ni cinta adhesiva. Si por alguna razón es necesario cerrar con cinta adhesiva, se debe firmar y sellar sobre ella para mayor seguridad.