En 1940, la Universidad de Costa Rica (UCR) inicia sus funciones en  San José, donde hoy día se encuentra la Plaza de la Justicia y el Organismo de Investigación Judicial de la Corte Suprema de Justicia y posteriormente a finales de los años 50s, se traslada a lo que es en la actualidad la Sede Central Rodrigo Facio, en San Pedro de Montes de Oca.  Esta nueva etapa, da origen al traslado de todas las escuelas a la nueva sede universitaria y como consecuencia de esto, a principios del año 1959 como preámbulo del nombramiento de un nuevo director del Departamento de Administración.  Para tal efecto, en la sesión 980-17 del 6 de enero de 1959 del Consejo Universitario, se crea una comisión que recomiende una organización para este departamento, responsable de velar por los aspectos relacionados al mantenimiento, zonas verdes, seguridad, transporte y misceláneos.

 

 

 

 

 El Departamento de administración estaba estructurado de la siguiente manera en 1959:

                                                                                                                                            

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El 22 de febrero de 1959, en sesión 0986-27 del Consejo Universitario basado en las sugerencias emitidas por la comisión, propuso modificar este departamento y recomiendó reasignar al puesto de “Director del Departamento de Administración” por el de "jefe de la Sección de Servicios Generales”.  Como parte de esta nueva reestructuración se trasladó las Secciones de Mantenimiento y Zonas Verdes al Departamento de Planeamiento y Construcciones. A partir de este momento el Departamento de Administración de la Ciudad Universitaria cambia de nombre por el de “Sección de Servicios Generales”. En esta misma sessión se nombra al señor  Francisco Sáenz Escalante para el nuevo cargo de la Sección de Servicios Generales.     

En adelante la nueva Sección de Servicios Generales  dependería directamente de la Secretaría General Administrativa, definiendo su estructura de la siguiente manera: 

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A partir del año 1969, debido al crecimiento experimentado en el Campus, a raíz del incremento de estudiantes, nuevas construcciones, mayores áreas a las cuales se les debería dar mantenimiento, vigilancia, transporte y al aumento de problemas que esto conlleva,por lo que la administración se ve en la necesidad de contratar más personal con el propósito de continuar brindando más servicios de este tipo, así como la regulación y ordenamiento en los parqueos.

En este mismo año, desaparece la Secretaría General Administrativa, dando lugar al nacimiento de la Vicerrectoría de Administración.  El cambio permite iniciar una serie de transformaciones en forma paulatina, por ejemplo: por medio de la Vicerrectoría de Administración y a sus órdenes directas se refuerza con recurso humano y económico para las áreas de seguridad, mantenimiento y otras dependencias.

En el año de 1974, mediante reforma al Estatuto Orgánico de la UCR se crean las Oficinas Coadyuvantes.  Se crea también la Oficina de Construcciones y Mantenimiento, sin embargo la Sección de Servicios Generales no formaría parte de ésta nueva Oficina la cual tenía rango de coadyuvante.

 

 

 

A mediados del año 1977 en la Sesión 2397-05 se conoce el proyecto de Reglamento de Estructura y Funciones de la Vicerrectoría de Administración, en el cual en el capítulo 10 sobre la Unidad de Servicios Generales define en el artículo 27 “…la Unidad de Servicios Generales es una dependencia ejecutiva y coadyuvante de la Vicerrectoría de Administración en los campos propios de su actividad.  Son objetivos  básicos de la Unidad de Servicios Generales suministrar, en forma eficiente los servicios de comunicación, seguridad y transporte que requiere la Institución. 

En del 8 de mayo de 1979 en la Sesión 2575-08  del Consejo Universitario, se aprueba  la plaza de jefe de Oficina Coadyuvante para una nueva reestructuración de la de la Sección de Servicios Generales que por su diversidad de funciones se convertiría en Oficina.

El 19 de noviembre de 1979 en la Sesión Nº 2643 Artículo 38 se conoce el dictamen de la Comisión de Estatuto Orgánico, en el cual se dispone: a) modificar el Artículo 159 del Estatuto Orgánico… se incluirá la Oficina de Servicios Generales la cual estaría a cargo de las secciones de Seguridad, Transportes, Correos y Mantenimiento.  Dicha modificación al Estatuto obedece a que la Oficina de Construcciones y Mantenimiento, la cual, según el Estatuto era una oficina coadyuvante, se convirtió en dos secciones: Construcciones que dependería de la Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones OEPI y Mantenimiento que estaría adscrita a la Vicerrectoría de Administración.

 

 

Como consecuencia de lo anterior, la Asamblea Colegiada en su Sesión Nº 7 del 26 de noviembre de 1979, ratifica la modificación al Art. 159 del Estatuto, eliminando de la lista de Oficinas Coadyuvantes a la Oficina de Construcciones y Mantenimiento e incluyendo la de Servicios Generales.

Actualmente para el eficiente desempeño de sus funciones, la Oficina de Servicios Generales cuenta con presupuesto proporcionado por la Universidad de Costa Rica, y su estructura funcional la conforman seis secciones, a saber:

  • Sección Mantenimiento de planta física y Urbanismo.
  • Sección de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo.
  • Sección de Seguridad y Tránsito.
  • Sección de Transportes.
  • Sección de Servicios Contratados.
  • Sección de Correos.

 

Cada una de estas secciones posee su propia organización con el objetivo de coadyuvar y garantizar la satisfacción de los servicios demandados por el personal administrativo, docente y estudiantil de la Comunidad Universitaria.

  • Sección de Mantenimiento 

Los servicios de mantenimiento nacen como apoyo esencial para satisfacer las necesidades de las distintas actividades de la Universidad de Costa Rica en la docencia, la investigación, la acción social y la administración, para lo cual se contaba con un reducido grupo de funcionarios, quienes realizaban pequeños trabajos en las instalaciones que, en aquel entonces, contaba la Institución y ubicadas donde se encuentra hoy la Plaza de la Justicia.

Una vez trasladada la Universidad de Costa Rica al cantón de Montes de Oca, se le asigna a la Sección de Mantenimiento, como centro de operaciones de los diferentes servicios,  un “galerón” ubicado donde hoy se encuentran los edificios administrativos B y C.  En éste se desarrollaban labores de carpintería, ebanistería y otros de apoyo para los trabajos a realizar en el Campus.

Se contaba con una estructura orgánica simple, en la cual un encargado de mantenimiento fungía como jefe y el resto del personal, trabajadores misceláneos, con especialidades empíricas en su mayoría y en áreas como ebanistería, fontanería, electricidad, soldadura, albañilería, carpintería y telefonía.  En ese entonces, se afrontaban las necesidades institucionales con un total de treinta y cinco funcionarios, que realizan labores de mantenimiento, atendiendo un promedio de 15 edificios en la sede central  y algunas sedes Regionales ya fundadas.

La Sección de Mantenimiento dependió directamente de la Vicerrectoría de Administración y mantenía una estrecha relación con la Rectoría.  Los trabajos de obras menores eran realizados por una oficina de Diseño y Planificación, conocida hoy como la Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones (O.E.P.I.).

Debido al acelerado crecimiento que en los últimos años ha presentado la población e infraestructura de la Universidad de Costa Rica, la Oficina de Servicios Generales y por ende la Sección de Mantenimiento ha debido asumir la creciente demanda de servicios que las ramas de la docencia, investigación, administración y acción social requieren para óptimo cumplimiento de los objetivos institucionales.

A raíz del crecimiento institucional, nuestra Sección ha incrementando el personal en las áreas de la administración, arquitectura e ingeniería, sin embargo, la capacidad instalada a la fecha, no es consecuente para satisfacer la demanda de los usuarios.

 

 

 

 

  •  Sección de Maquinaria y Equipo

La Sección Maquinaria y Equipo fue creada inicialmente con los talleres de Refrigeración, Equipo de Oficina, Soplado de Vidrio y Óptica y Equipo de Laboratorio.

Ante la necesidad imperante y el progresivo desarrollo de nuestra Institución, se consideró conveniente contar con más  técnicos en diferentes áreas, es por ello, que entre los años de 1993-1999, se crearon tres nuevas unidades tales como: vapor, equipo electromecánico y equipo de cómputo.

Entre los años anteriormente citados se realizó la construcción de una Oficina administrativa de la Sección de Maquinaria y Equipo, por cuanto se ubicaba en un cubículo prestado por la Sección de Mantenimiento y Construcción, ya que la oficina no era accesible y era incomoda para el trabajo que se realizaba.

La Sección Maquinaria y equipo cuenta con técnicos capacitados en diferentes áreas y su experiencia laboral varía entre los 12 hasta los 24 años; como grupo de trabajo tiene alrededor de 14 años.

Dicho grupo de trabajo cuenta con gran experiencia y conocimiento de los equipos, e instalaciones de nuestra Universidad, lo que permite agilizar la reparación, tiempo de respuesta y brindar un excelente servicio al usuario.

Existe gran espíritu de colaboración, sentido de pertenencia, unión del equipo, y respeto, esto con el fin de contribuir con las actividades sustanciales de la Institución.

 

 

 

  • Sección de Seguridad y Tránsito

Desde su creación en 1969 la Sección de Seguridad y Tránsito estuvo adscrita a la Vicerrectoría de Administración, posteriormente al crearse la Oficina de Servicios Generales; esta sección pasó a formar parte de las secciones de la O.S.G. con un propósito fundamental “ La protección de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad, la seguridad de los usuarios y el ordenamiento del tránsito dentro del Campus” Aunque este propósito no se encuentre plasmado en manual alguno, a través de los años está ha sido la razón de ser de la SST.

 

 

 

  • Sección de Servicios Contratados

La Sección de Servicios Contratados fue creada en el año 2003 y le fue asignada la tarea de administrar y fiscalizar todo lo relacionado con contratación de servicios de limpieza, vigilancia, fumigación, fotocopiado oficial, fotocopiado estudiantil y servicios de alimentación dentro de la Universidad de Costa Rica.

Su misión consiste en dotar a la Institución de servicios generales contratados mediante los procedimientos de contratación administrativa vigentes, que satisfagan necesidades básicas de manera continua, confiable, segura y económica en las Sedes de las diferentes regiones del país y posibiliten la permanencia de los estudiantes, profesores, funcionarios administrativos y visitantes en las instalaciones universitarias, propiciando así el desarrollo normal de las actividades y la calidad de vida.

 

 

  • Sección de Correos

La Sección de Correo de la Oficina de Servicios Generales de la Universidad de Costa Rica se crea en el año 1958 debido al desorden que se estaba presentando institucionalmente con  la correspondencia.  Formalmente, en la Sesión No. 1024 del 14 de setiembre de 1959, el señor Rector informa sobre su funcionamiento y comunica que todo el servicio postal usual se encontrará a cargo de esta Sección.  Indica que se encontrará a cargo de la Oficina de Servicios Generales.   Propone que se envíe una circular a Decanos y Directores de Departamentos a fin de que se pongan de acuerdo con el jefe de esta Sección y les explique el funcionamiento.

Desde esa fecha, la Universidad de Costa Rica y en aquel entonces Cortel, firman un convenio para aunar esfuerzos y establecer una colaboración mutua que propicie el cumplimiento de sus propósitos fundamentales “centralización de la correspondencia y trámites postales”. 

La Sección de Correo de la Universidad de Costa Rica debe regirse según la Normativa Institucional ya que el personal y las instalaciones son de la Institución.  No obstante, queda estipulado que en trámites y términos postales la Sección de Correo tiene que basarse en los procedimientos y legislación de Cortel, hoy Correos de Costa Rica.

 

 

 

  • Sección de Transportes

La Sección de transportes tiene aproximadamente 20 años de estar brindado el servicio de transporte a la población universitaria en el actual plantel.  El respaldo brindado a la docencia, la investigación y la acción social, ha sido fundamental para el que hacer universitario.

Durante los últimos años 5 años la Sección brinda más de 7000 servicios al año.  Por otro lado, el taller atiende a la flotilla vehicular, haciendo de esta una flota más eficiente y eficaz, tanto así que  casi han sido nulos los accidentes por fallas mecánicas que pudieran haber sido prevenidas por el taller.

El respaldo y la imagen que proyecta la flotilla institucional para el quehacer de la Universidad es imperante para tomar una decisión de inversión en la Sección.  Vale recordar que durante muchos años al plantel de transportes no se le ha realizado ninguna mejora, y ahora requiere de inversión de infraestructura y equipo.  Lo anterior con el afán de mejorar el servicio que brindamos.

 

 

 

 Fundamentación Jurídica de la Oficina de Servicios Generales

Básicamente el Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica es la norma interna de mayor jerarquía a la cual deben someterse el resto de normas.  En el caso de la Oficina de Servicios Generales está regulada por otros reglamentos más concretos, o específicos que pueden ser emitidos por la Rectoría y que deben ser coherentes con los reglamentos de orden general, con el Estatuto Orgánico y con las políticas y acuerdos definidos por el Consejo Universitario.

La Oficina de Servicios Generales, como cualquier otra oficina administrativa está regida por las disposiciones estipuladas en el “Reglamento General de las Oficinas Coadyuvantes” de la Universidad de Costa Rica el cual en su Artículo 1., establece que :

 “Las Oficinas Coadyuvantes de la Universidad de Costa Rica son entes ejecutivos con campos de acción propios, responsables de coadyuvar y asesorar al Consejo Universitario, Rectoría y Vicerrectorías, en las labores de planificación, organización, dirección y evaluación de la actividad universitaria.  Según sea la naturaleza de sus funciones, puede tratarse  de una oficina orientada eminente hacia lo administrativo, de una oficina dedicada primordialmente al campo académico, o de una oficina cuyas funciones se ubiquen entre ambos límites”.